導入事例小岩井乳業株式会社様

200を超える勤務体系のデータを一元化。Excelではできない正確性と細やかさが魅力です。

小岩井乳業株式会社は牛乳、ヨーグルト、バター、チーズなどの乳製品の製造、販売が主な業務で、国内に3つの支店と3つの工場を擁する中堅食品メーカーです。その原点は、明治24年に日本鉄道会社副社長の小野義眞、三菱社社長の岩崎彌之助、鉄道庁長官の井上勝の三名により創業された「小岩井農場」であり、その乳業事業部門を独立させて、1976年に小岩井農牧株式会社とキリンビール株式会社の折半出資によって設立されました。その後、乳事業をコア事業にすえて、「小岩井だからこそできること」を追求し、お客様との絆を育みながら、他の乳業メーカーにない、創造的で魅力的な新しい価値のある商品を提案し、全国のより多くのお客様の「おいしい」「うれしい」の期待にこたえ続けています。

勤怠管理システム導入を検討された経緯について教えてください。

まず、2007年に「勤之助ver.1」を導入しました。
社の経営方針で、労務費を毎月初（第2営業日）に計上する必要性が生じたことが、導入のきっかけです。
当時は各拠点で、Excelによる出勤簿を利用していたのですが、拠点ごとに異なる形式の出勤簿が存在しており、月初の期日までに労務費を集計するのは不可能でした。そこで、自動集計の機能を持つ勤怠管理システムの導入が検討され、本社と営業支店のみで「勤之助ver.1」が導入されました。

それでは、「勤之助ver.2」はどのようないきさつで導入されたのでしょう。

勤怠管理方法を全社統一することが目的です。当時各工場では「勤之助ver.1」の導入もされていなかったのですが、複雑な手当などが発生する工場と、本社、営業支店を同じ形式で管理し、自動集計するために、より複雑な勤務体系にも対応可能な「勤之助ver.2」を導入しました。

勤怠管理システム導入の際、他社の製品やシステムもご検討されましたか？

パッケージ商品も含めて、何社かデモンストレーションにお越しいただき検討しましたが、「勤之助」は画面が見やすく、操作がしやすい点がとても魅力的でした。複雑な機能を持つシステムでは入力画面がどうしても見づらく、わかりにくくて、操作手順も多いのが難点。「勤之助」はなによりシンプルでわかりやすい入力画面から、多機能に活用できるということが大きな決め手でした。また、実際の入力や申請機能などを使用する社員側の目線に立って考えても、操作が簡単でわかりやすいということは大きなメリットでした。
また、「勤之助」がASP/SaaSであるメリットも大きかったです。導入に際しての手間も少なく、自社のサーバーの運用やメンテナンスの必要がない。また、コストの面でもハードウェアやソフトウェアの新たな購入の必要がない。
コストパフォーマンスの高い製品であったことが採用の理由です。

それでは、「勤之助」を導入して改善された点について教えてください。

最も大きな効果は、それまで目視による確認で行ってきた勤怠管理業務の手間が省けて、正確性が増したという点でしょうか。当社は工場があり、手当の集計をするための条件がとても複雑なのです。早朝や夕方からの出勤といった基本的なシフトから、繁忙期のシフト体制など、複数の勤務体系に対して、手当が発生します。導入以前は、Excelなどのソフトを使って各拠点の総務担当者がまとめた勤怠データを本社で再度一元化していたので時間と手間がかかりました。「勤之助」を使えば、そのような問題がクリアになり、正確な一括管理がとても早く楽に行えるようになりました。
また、以前は一社員に一枚の出勤簿を紙で出力し、そのうえで承認印を捺印していたものも、「勤之助」なら一括画面で閲覧、集計、承認できる点はとても助かっています。過去の勤怠もデータ化されているので、保管場所も取らず、必要なデータをすぐに取り出せることも作業時間やコストの削減につながっています。

「勤之助」の効果についてお聞きしましたが、御社ではどのような形でシステムを活用していらっしゃるのか具体的にお伺いできますか？

当社では社員全員がパソコンから出勤簿の画面を開いて、そこから出勤と退勤の時刻を入力しています。パートタイマーも同様に、共有パソコンからの打刻をしています。また、有給休暇の申請などもこの出勤簿からです。その上で社員の勤務状況をリアルタイムに把握しています。こういった「勤之助ver.2」の各種申請機能は当社で大いに活用させていただいています。

ちなみに、会社全体での勤務のパターンはどのくらいあるのでしょうか。

拠点や部署、時期によっていろいろですが、以前は200パターンを超えていました。
本社や営業支店は固定で勤務時間が決まっているのですが、工場についてはさまざまなシフトがあり、所定の労働時間をもとに、複数の勤務条件を設定して勤務時間が自動計算されるようにしています。
また、年末年始手当といった、その都度一定の手当額が発生する勤務に対しては、その金額をあらかじめシステムに項目設定しておき、手当額が自動計算できるという機能を活用しています。最近では打刻漏れ、月末承認漏れ、時間外勤務のチェックなどのアラート機能も活用し始めました。

導入時に苦労した点はありますか。

「勤之助ver.2」にバージョンアップした際のことですが、導入前に各工場の勤務体系と勤怠管理のヒアリングに時間がかかった点ですね。各工場による特別な運用だけではなく、契約社員には、工場によって特別な手当が存在したり、非常に細かい部分を把握する必要がありました。ちなみに、当社ではその期間を3ヵ月設けて導入の準備を行いました。

それはシステムを設計する際の要件定義の役割にあたる作業ですね。

そうです。「勤之助ver.2」のメリットの一つとして、一般的な時間項目以外にも任意の項目、計算式、条件を追加できるという点があります。導入の準備を周到に行えば、それだけ大きな効果が得られるということなので、事前の業務分析は非常に重要なのです。

当社のシステム導入、移行に対しての提案や対応にはご満足いただいておりますでしょうか。

幅広い業種のクライアントの事例を多数持っていらっしゃるので、運用上のご相談を差し上げた際には複数のご提案をしていただき、その中から当社にあったベストのものを採用することができる点は大変満足しています。

本日はお忙しい中、ありがとうございました。

会社名: 小岩井乳業株式会社
設立: 1976年6月1日
資本金: 27億9900万円
本社所在地: 〒101-0044　東京都千代田区鍛冶町 2-6-1堀内ビル
社員数: 329人
ＵＲＬ: https://www.koiwaimilk.com
導入時期: 2007年（勤之助ver.1）、2010年11月（勤之助ver.2）

<2011年9月5日掲載>
本事例に記載された情報は初掲載時のものです。
閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。