京都市銀閣寺近くにある「京都芸術大学　瓜生山キャンパス」は、約66,000m² もの広大な敷地を持ち、美術工芸はもとより、映画学科や空間演出デザインなど幅広い芸術系の学科を擁している。
そんなキャンパスでは、日々、高い志を持つ生徒たちが集い、賑わいを見せている。

「勤之助」導入となるきっかけは、職員の多種多様な勤務時間を”一括管理が出来るASPシステム”を展開している企業の検索から始まったという。

「現在13学科ある当キャンパスでは、業務都合により時差出勤をしてくる職員も多いので、多種多様な企業の就業パターンに合わせることが出来るASPシステムであれば、学校の特殊な勤務形態でも集約することが出来るのではないか、という視点から、資料集めを開始しました。」

これまでは、手書きの出勤簿を１ヶ月に１回総務課へ提出をして、それをEXCELに転記をする運用だったため、”各部署に時間管理が任せきり”になっていた。また、有給休暇や振替休日の残日数においても、総務課でのみ帳簿を保管していたため、職員が正確な残日数を把握しておらず、総務課への問い合わせなど、とても煩雑な管理となっていた。
「勤之助」を導入する際は、紙管理からASPシステムへと大きな変化が発生するので、”職員にとって、操作性の手間や入力の面倒さを増やさないこと”を注力したという。

「「勤之助」の決め手は、手書きの出勤簿を電子化したようなビジュアルで、とても分かりやすく、感覚で操作できる画面だったこと。これならば職員が取り付きやすいだろうと、検討をしたいくつかのシステムの中では断トツの評価でした。また、きっかけとなった勤務時間の管理も、様々なパターンが設定出来るASPの特性を活かし、希望通りの内容を反映することが出来たため、年度変わりから一斉に運用を開始しました。」

導入直後は、打刻忘れが多く発生したが、安定してくると、職員が就業時間を意識するようになってきたという。

「学生は２２時までキャンパスを利用することが出来ます。ただ、職員には特に時間制限のルールを明確に行っていなかったため、日付が変わっても業務に携わることがありました。
そのため、「勤之助」を導入したときに、２２時以降は”深夜残業申請”、深夜０時以降は、”夜間施設利用届”を事前提出するように義務付けたところ、０時以降まで滞在すること自体が極端に少なくなり、健康管理面でも心配することがなくなりました。
また、通常の残業でも、事前申請を行う運用としたことで、当日の終業時刻までに”残業申請”を提出するようになり、業務の効率化や計画性を職員全体で意識するようになりました。」

手書きの出勤簿をEXCELに入力をしていた管理側では、給与システムへの流し込みまでの時間が、飛躍的に上がったという。

学校法人 瓜生山学園 京都芸術大学
総務課長　井上 篤志　様

「手書きだと、同じ数字でも、人によって書き方のクセがあるので、その人を呼び出して確認を行う作業が度々発生していました。ただ、広大なキャンパスのため、ひとつの時刻を確認するだけでも、呼出をすると、とても時間が掛かってしまい、出勤簿を締めるまで、１週間以上経過することもありました。
それが、「勤之助」を導入したことで、数字の読み違いや集計ミスがなくなり、出勤簿を締めるまでの時間が、3分の1以上まで減るようになりました。今では、出勤簿の不備そのものが少なくなったため、勤怠管理に携わる時間が格段に減りました。」

また、今までは、１ヶ月に１度の出勤簿の提出だったため、職員がどのような勤怠状況なのか、リアルタイムに確認することが出来なかったことも、紙の出勤簿管理の懸念事項のひとつとして挙げられていた。
特に広大なキャンパスを持つ大学では、総務課がある建物から目の届かない離れた場所に、“１～２人だけの部署”が存在することもあり、本来抱えている問題点を浮き彫りにすることが出来なかったという。

「例えば、産休で人員不足が出ている“部署”があった場合、所属している他の職員の勤怠時間は、１ヶ月が終わった時点でしか確認することが出来ませんでした。そのため、残業時間が増えていることなどがすぐに分からず、管理者としての対応が後手に回っていました。
しかし、「勤之助」導入後は、日々の残業時間を一目瞭然に把握することが出来るようになったので、月の途中でも必要に応じて人員補充など、早めの検討や判断を行えるようになりました。」

学校法人 瓜生山学園 京都芸術大学
総務課長補佐　木村 智恵子　様

また、“部署”ごとの繁忙期が分かるようになったことで、残業時間や休日出勤が多い人がいれば、数ヶ月前や前年同月の出勤簿と見比べて、突発的な忙しさなのか、漠然とした忙しさかを数字で読み取ることが出来るようになったという。

「更に、３年前から、業務改善や効率化を考えるデータ解析のツールとして、まずは残業時間の削減に利用をすることを始めました。
総務課で“各部署”の残業時間目標値を設定し、半年に１度、「勤之助」から、それぞれの“部署”の残業時間を出力し、目標値を超えていれば、改善の努力目標を提出させ、超えていなければ、更に２割カットを目標とするようにしました。
今後も、もっと働きやすい環境を作りあげていく上で、様々な数字からの視点で、「勤之助」を利用していきたいと思います。」

「モノや仕組みがいくら良くても、システムがすぐに止まったり、支障をきたしたりするのであれば問題ですが、「勤之助」では、導入から今までそのようなことは全くありませんでした。また、管理だけでは回答が出来ない職員から勤怠上の問い合わせを受けたとき、早く回答をしてあげたいという心理が働くのですが、すぐにサポートから返事が来るので、大変助かっています。就業規則が変わって、仕様の変更が発生したとしても、全容を全て伝えずとも、内容を把握して、期待通りの返事をもらえるため、安心して問い合わせすることが出来ます。」