株式会社 内田洋行は、学校市場における教育機器や教材・コンテンツ販売の大手である。また、公共・民間向けに基幹業務システムのコンピュータソフトウェアの開発・販売、オフィス関連家具に関しては販売だけではなく、内装インテリアなどを含めた、空間全体をプロデュースするオフィス環境の構築サービスなどを提供する専門商社である。
2016年現在、国内外のグループ・関連企業は30社を超え、3,000名弱の社員が日々業務に携わっている。

勤之助を導入するきっかけとなったのは、2011年の春先に、安全衛生委員会において、社員の労働時間掌握について議題が挙がったことだった。

「導入前は、紙の出勤簿を使用していました。
半年毎に、人事部で全社員個別の出勤簿シートをExcelで作成して、そこに部署名と社員番号、名前をWordファイルで出力したものを貼り付けし、各自に配布を行っており、人件費が掛かっていました。
また、時刻や休暇申請は手入力だったため、締日直前にまるまる一ヶ月分を記載する社員も多く、特に注視している超勤時間を含め、労働時間は1ヶ月前の情報しか把握出来ない状況でした。36協定に抵触する対象者も分からない状態であったので、導入について検討を始めました。」

勤怠管理の導入に際して、いくつかの選択肢があった。
すでに社内のワークフローシステムとして稼動していたERPパッケージへの追加、自社サーバーでの管理、そしてクラウドの3つの方法。そして、その3つのうち、“当年9月から運用を始めることが出来ること”と、“社外からも利用できる”を追加検討材料として協議を重ねた結果、クラウドの勤之助が採用となった。

　「最後の決め手は、使用をしていた紙の出勤簿と、勤之助の出勤簿レイアウトがとても似ていることと、導入当時は、前年に発売されたiPadの普及により、当社でも役職者へ配布をした時期であったため、社内ネットワークに入らずとも、モバイルで勤怠管理が可能であることでした。」

勤之助の導入が決定してから約３ヶ月で、当初の予定通り、9月から運用を始めることが出来た。
しかし、紙の出勤簿に慣れている社員からは大小様々な問い合わせを受けたという。

「毎日、ブラウザ若しくはモバイルで勤之助にログインをして打刻を行わなければ、“打刻忘れ申請”を出す必要があるため、日々の打刻に慣れていない社員からは、とても面倒だという声が多く、ログインから申請方法までをルーチン化するまでは、数ヶ月掛かりました。
今では、パソコンを起動すれば勤之助へログインすることが定着したため、基本的な問い合わせは僅かとなりました。また、申請を行う度に、上司へ承認依頼のメールが送られる設定にしたことで、多くの部下を持つ上司からは、受信数が多くなることに対する不満の声も挙がりました。しかし、部下の勤怠を掌握するのは上司の役目であるという信念の元、現在では当たり前のこととして、運用してもらえるようになりました。」

それでは、勤之助を導入するきっかけとなった、リアルタイムな勤怠状況の把握については、どのように変わったのであろうか。

「日々の打刻や申請が行われることにより、月の途中でも正確な超勤時間などを確認出来るようになりました。また、出勤簿に色々なチェック機能を設けたことで、打刻忘れだけでなく、1ヶ月の超勤時間が40時間や50時間以上であれば、本人や上司へメールを送信する設定や、しっかりと法定通りに休日が毎月取得出来ているかなど、社員の体調面についても、勤之助を介して確認することが可能となり、とても助かっています。
また、このチェック機能は、対象者がいた場合、指定日にメールで上司や管理者へ送信されるため、わざわざ出勤簿を開いて確認をする手間も省けています。」

「紙の出勤簿を利用していたときから、終業時刻よりも遅い退社をした時には、公私どちらの場合でも、その理由を記載させています。」

株式会社 内田洋行では、社内で自分の価値を高めるため、己のスキルアップのために、自己啓発やクラブ活動に取り組んでいる。特に年に一度の社内昇格試験の時期になると、論文やプレゼンテーションの準備に取り掛かる社員が多くなり、遅くまで社に留まることがあるという。
その時間や内容を出勤簿に記載することで、公私をしっかり分けて仕事に携わっていることが分かる。


社員のやる気を引き出し、社内価値を高める風情が少なくなる昨今、とても素晴らしい風土であり、時間管理において、勤之助がその一役となっていることは嬉しい限りである。

「勤怠システムは複雑な内容ではないので、ある程度は社内で完結するケースが多いです。ただ、サポートへ連絡をする際は、手取り足取り丁寧に教えてもらえますし、時間が掛かるような場合でも、すぐに折り返しの連絡をもらえるので、時間ロスが少なく大変助かっています。」

「導入の際に、既存のERPシステムでの勤怠管理を行うことも考えた経緯もあり、今後は基幹システムとの連携に期待しています。特に人事情報が2重管理となってしまっていることから、入力エラーなどの人的エラーが発生する可能性があるため、今後はHOYAサービス（当時）と協議を重ね、対応が可能となることを期待しています。」